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好印象を残す、言葉の使い方~イチ押し本『ロジカル・シンキング練習帳』vol.2

2021.06.23

好印象を残す、言葉の使い方

リモートワークの導入が進む中で重要性が増しているのが「テキストコミュニケーション」のスキルです。

そこで、ロジカル・コミュニケーションを学べる1冊について、超要約で2回に分けてご紹介。前回の情報を伝える前の準備の技術「ロジカル・シンキング」に続き、今回は相手があなたに好感を抱く日本語の表現についてご紹介します。

>明日から使えるロジカル・コミュニケーション~イチ押し本「ロジカル・シンキング練習帳」vol.1

言葉の選び方を工夫して、仕事をスムーズに

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

照屋 華子著

出版社:東洋経済新報社(2018/6/22)

相手に伝えるべき情報がしっかりと頭の中で整理できるようになったら、相手に好感を持ってもらう日本語の表現も身につけましょう。好意的に「よし、協力しよう」と思ってもらえれば、仕事がスムーズに進みます。今までの言葉の選び方や、文章の書き方を見直してみてくださいね。

制作現場でもすぐに実践できる、3つの手法を本から抜粋してお伝えします。

ポイント1.速く正確に、よい印象を残す

長文でまとまりのないメールやチャットで、読むだけで大変だった経験はありませんか?また、無理やり短くした文書では、内容が伝わらないことも。

著者は『仕事で伝わる日本語は、流暢で美しい表現ではない。速く、正確に、読み手に好印象を残す、言葉選びや文の書き方』だと考えています。読み手に「すぐに返事を出そう」「よし、協力しよう」と好意的に受け取ってもらい、仕事をスムーズに進めましょう。

ポイント2.丁寧すぎる敬語は逆効果?!

丁寧に書かなくては失礼だと思い、過剰に敬語を使うと、逆に好感度が下がってしまう場合も。 なかでも、つい使いすぎてしまうのが「いただく」という表現です。

  • 昨日のミーディングで説明させていただいた資料をお送りさせていただきます。
    ご確認いただければと存じます。

わずか2行に「いただく」が3回があると、丁寧を通り越して「くどい」「冗長」という印象に。 ポイントは丁寧さと、読みやすさのバランスです。

修正例

  • 昨日のミーティングでご説明した資料をお送りいたします。ご確認ください。

著者は、『そもそも「~させていただく」は、「相手に許可を得て、私が~させてもらう」こと。「いただく」は「1文に1カ所」「隣り合った文では使わない」ように』と書いています。

ポイント3.「見出し」をつけて、飛ばし読みでも正確に伝える

多くの情報を伝える場合、文章は長くなります。その時は「飛ばし読み」でも正確に伝わるかが、文章を見直す手がかりの1つ。

情報が多いときは、「見出し」をつけます。また、文頭の切り口がそろっていることも大事です。さらに、1文は50~60文字にして、適切な場所に「、」を打つと、読みやすくなりますよ。

あなたが以下の2つのメールをパッと見たときに、いつまでに、何をすればよいか、分かるのはどちらですか?

例1

  • プレゼンで使いたいA社のロゴですが、A社に確認したところ本日午前中にロゴ使用申請依頼書を出せば21日にロゴデータが届くということでした。先ほど10時に申請依頼をしましたので、22日にロゴデータを受け取りデザインに取り入れ次第、部長にデザインページをお送りさせていただきますので、チェックしていただくことができます。ついては、今朝の打合せどおり、22日夕方にA社へプレゼンできます。

例2

  • ●A社のプレゼンについて
    ・22日16時のプレゼンには、A社の正式ロゴを使用したデザイン案で提案できます。
  • ●進捗報告
    ・本日10時にロゴの使用許可書を提出済みです。
    ・21日15時にロゴデータが届きます。
  • ●クイックチェックのお願い
    ・21日16時に、正式ロゴを反映してデザインアップ予定です。
    ・デザインアップ後、すぐにメールでデザイン案をお送りします。
    ・修正がありましたら、22日11時までにご指示ください。

例1は、いつまでにチェックして返事をすればよいのか分かりません。大事な情報は漏れなく伝えて、認識のズレをなくせば、後々のミスが防げます。

例2のように、見出しがあれば全体の構成が一目瞭然。読み手が重要だと考えている情報を選んで読める、相手思いの文章です。忙しい相手に送るメールやチャットほど、見出しをつけて、瞬時に判断できる文章が大切です。

他にもまだある、気を付けたい言葉使い

「以下のとおり」「また」「つまり」「します」「いたします」を使うときにも、注意が必要です。

この本は、メールの書き方を練習しながら、適切な敬意を払いつつ、相手に印象よく伝わる文を書くコツが掴めます。

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

照屋 華子著

出版社:東洋経済新報社(2018/6/22)

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