好印象を残す、言葉の使い方～イチ押し本『ロジカル・シンキング練習帳』vol.2

言葉の選び方を工夫して、仕事をスムーズに

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

照屋 華子著

出版社：東洋経済新報社（2018/6/22）

相手に伝えるべき情報がしっかりと頭の中で整理できるようになったら、相手に好感を持ってもらう日本語の表現も身につけましょう。好意的に「よし、協力しよう」と思ってもらえれば、仕事がスムーズに進みます。今までの言葉の選び方や、文章の書き方を見直してみてくださいね。

制作現場でもすぐに実践できる、3つの手法を本から抜粋してお伝えします。

ポイント1．速く正確に、よい印象を残す

長文でまとまりのないメールやチャットで、読むだけで大変だった経験はありませんか？また、無理やり短くした文書では、内容が伝わらないことも。

著者は『仕事で伝わる日本語は、流暢で美しい表現ではない。速く、正確に、読み手に好印象を残す、言葉選びや文の書き方』だと考えています。読み手に「すぐに返事を出そう」「よし、協力しよう」と好意的に受け取ってもらい、仕事をスムーズに進めましょう。

ポイント2．丁寧すぎる敬語は逆効果？！

丁寧に書かなくては失礼だと思い、過剰に敬語を使うと、逆に好感度が下がってしまう場合も。 なかでも、つい使いすぎてしまうのが「いただく」という表現です。

わずか2行に「いただく」が3回があると、丁寧を通り越して「くどい」「冗長」という印象に。 ポイントは丁寧さと、読みやすさのバランスです。

著者は、『そもそも「～させていただく」は、「相手に許可を得て、私が～させてもらう」こと。「いただく」は「1文に1カ所」「隣り合った文では使わない」ように』と書いています。

ポイント3．「見出し」をつけて、飛ばし読みでも正確に伝える

多くの情報を伝える場合、文章は長くなります。その時は「飛ばし読み」でも正確に伝わるかが、文章を見直す手がかりの１つ。

情報が多いときは、「見出し」をつけます。また、文頭の切り口がそろっていることも大事です。さらに、1文は50～60文字にして、適切な場所に「、」を打つと、読みやすくなりますよ。

あなたが以下の2つのメールをパッと見たときに、いつまでに、何をすればよいか、分かるのはどちらですか？

例1は、いつまでにチェックして返事をすればよいのか分かりません。大事な情報は漏れなく伝えて、認識のズレをなくせば、後々のミスが防げます。

例2のように、見出しがあれば全体の構成が一目瞭然。読み手が重要だと考えている情報を選んで読める、相手思いの文章です。忙しい相手に送るメールやチャットほど、見出しをつけて、瞬時に判断できる文章が大切です。

他にもまだある、気を付けたい言葉使い

「以下のとおり」「また」「つまり」「します」「いたします」を使うときにも、注意が必要です。

この本は、メールの書き方を練習しながら、適切な敬意を払いつつ、相手に印象よく伝わる文を書くコツが掴めます。

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

照屋 華子著

出版社：東洋経済新報社（2018/6/22）