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明日から使えるロジカル・コミュニケーション~イチ押し本『ロジカル・シンキング練習帳』vol.1

2021.05.27

ロジカル・コミュニケーションの考え方を知ろう

リモートワークの導入が進む中、コミュニケーションの重要性が増しています。ビジネスパーソンとしてスムーズに仕事を進めるためには、周囲との上手なコミュニケーションのスキルを身につけたいもの。

そこで、ロジカル・コミュニケーションを学べる1冊について、超要約で2回に分けてご紹介。今回は、情報を伝える前の準備の技術「ロジカル・シンキング」を中心にお伝えします。

>好印象を残す、言葉の使い方~イチ押し本「ロジカル・シンキング練習帳」vol.2

ロジカル・コミュニケーションを制作現場で活用しよう

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

照屋 華子著

出版社:東洋経済新報社(2018/6/22)

この本では、仕事で伝えたいことをビジネスメールの「基本の型」にして学べます。

「今はチャットばかりで、メールはしないから・・・」という方もいるでしょう。しかし、著者はロジカル・コミュニケーションを『わかりやすく論理的に、しかも速く、感じよくメッセージを伝えて、仕事を前進させる』ことだと言います。つまり、この本に書かれた考え方は、メールだけでなく、話すときやチャットなどにも応用できるということです。

制作現場でもすぐに実践できる、4つの考え方を本から抜粋してお伝えします。

ポイント1.忙しい「相手の時間」を無駄にしない

何度もチャットやメールをやりとりして、時間ばかり過ぎることはありませんか?

仕事をトータルで考えるとき、「相手の時間を無駄にしないこと」は重要です。すぐに理解、対応してもらえるように伝えましょう。チームメンバー全体が「相手の時間」を意識すれば、お互いの時間のロスがなくなり、スムーズに仕事が進みます。

「何を、いつまでに、どうする?」を最初に確認するだけで、無駄はグッと減るはずです。

ポイント2.最初に「してもらいたいこと」をはっきり伝える

メールは、件名を読んだだけで相手が何をすればよいかわかるものにしましょう。
あなたが以下の3つのメールを受けとったら、件名だけで何を依頼されているか分かりますか?

(1)件名:ミーティングについて
(2)件名:ミーティングの議事録作成のお願い
(3)件名:ミーティング日時変更のお願い

(2)(3)は、件名だけで何を依頼されたか一目瞭然ですね。(1)は、ミーティングの報告書なのか何なのか件名からは判断できません。
チャットや口頭でのやりとりで、件名がなくても、頭の中では「相手に何をしてもらいたいか」をはっきりさせ、最初に伝えることが有用です。

ポイント3.次のアクションを、より具体的に明示する

件名に「お願い」と書いてあっても「何の返事をすればよいかわからない」と悩むこともあるでしょう。
メールに、次のアクションが明確に示されていないためです。著者は『期待されている反応は、大別すると3つ』と考えています。

確認 内容を理解、確認だけしてもらえればよい
返事は「確認しました」だけで伝わります。
判断 内容について承認や意見、アドバイスなどのフィードバックが必要
返事は「承知しました」「こうしてもらいたい。なぜなら…」と意見を伝えましょう。
行動 何らかのアクションをとる
返事は「部長に相談した結果…」「クライアントに確認したところ…」など、何か行動をして、そのフィードバックが必要でしょう。

後輩からの質問に悩んだら、相手がどの対応を期待しているのか考えましょう。また次回からは、『確認、相談、行動』を意識して伝えてもらうように、アドバイスしましょう。

「いつまでに」という情報も不可欠です。最初の「相手の時間を無駄にしないこと」に、つながりますね。

ポイント4.会議もメールも同じこと

「結局何がやりたかったのか分からない」という会議や打ち合わせが続けば、参加のモチベーションは下がり、建設的な意見が出づらくなることも。

会議でもメールでも、目的をはっきりさせ、必要な情報を示し、誰に何をしてもらうのかを考えましょう。

「知っている」から「実践できる」へ

伝える準備ができても、思いついた順番で書いたり話すと、うまく伝わりません。
この本では、「伝わりやすい説明の順番」を分かりやすく学べます。さらに、「結局、何なのか?/なぜ、そう言えるのか?」と「不足も重複もなく効率的(MECE)」の2つの考え方が、ビジネスメールを通じて練習できます。

ぜひこの本を読んで、ロジカル・コミュニケーションの考え方をご自身の業務に取り入れてみてくださいね!

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

照屋 華子著

出版社:東洋経済新報社(2018/6/22)

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