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退職に欠かせないマナー！挨拶のポイント特集
2018.09.28
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マナーを守って気持ちよく退職しよう
立つ鳥跡を濁さずという言葉があるように、退職の際にもすっきりと職場を去りたいものです。
退職しても次の仕事が同じ業界であれば評判や印象は付いて回ります。好感の持てる挨拶で、気持ち良く次の職場に向かっていけるようにしましょう。この記事では退職時の挨拶についてご紹介いたします。
退職するときの挨拶のマナーは？
退職するときの挨拶のマナーには3つのポイントがあります。
1つ目は「愚痴や恨みごとは言わないこと」です。会社や仕事への不満による退職であっても、退職するときの挨拶で言うべきではありません。気持ち良く退社するには、一緒に働いてきた人たちへの感謝や職場の発展を祈るエールを伝えて、前向きな言葉で締めると良いでしょう。
2つ目は「ゆっくりはきはきと話すこと」です。人前で話すことが慣れていない場合は、緊張して早口になりがちです。
「意識してゆっくり話すこと」「一語一語をはっきりと話すこと」を心がけることで、聞きやすいスピーチになります。また、緊張して顔を下げがちな人は意識して一番遠くにいる人を見るように顔を上げることも大切です。
3つ目は「退職のスピーチは1～2分程度に収めること」です。短すぎても素っ気ない印象を与えますし、長すぎると聞いている側も飽きてしまいます。
あらかじめ時間を計りながら話す練習をしてみましょう。
挨拶に盛り込むべき内容
まず、挨拶には退職する日付を盛り込みましょう。
最終出勤日に挨拶をする場合は「本日付で」や「本日をもって」と言えば問題ありません。事前に送別会を開いてもらった場合など、最終出勤日の前に挨拶をする機会を与えられた場合には「〇日をもって」と退職の日付を忘れずに入れましょう。
次に、退職の理由を簡単に説明します。結婚、出産などおめでたい理由であれば、事実をそのまま伝えても構いませんが、その他の理由の場合は「一身上の都合」としましょう。ここで会社への不満や愚痴を話してはいけません。
そして、最後に職場への感謝の気持ちとエールを伝えます。若手であれば、いろいろなことを教え、育ててもらったことへの感謝を、リーダークラスであれば自分に付いてきてくれたことへの感謝を伝えると良いかもしれません。
具体的なエピソードを一つ添えると感じの良いスピーチになります。あわせてこれからの職場の発展や一緒に働いてきた人たちの活躍を祈るエールの言葉を添えて挨拶を締めます。
挨拶をする順番やタイミングは？
退職の挨拶をする順番は、所属部署の一番上の人、直属の上司、同僚の順番が基本です。
役職や年次が上の人から伝えていきましょう。
また、挨拶をする際は迷惑にならないタイミングを選ぶことが重要です。わざわざ挨拶をするのに時間を取ってもらっているので、忙しい時間に話しかけることはやめましょう。仕事がひと段落したタイミングで挨拶をします。簡潔かつ、心を込めて話すことが大切です。
また、社外の取引先に挨拶をする場合は、後任の紹介を兼ねて行います。直接挨拶に行くのがベストですが、時間や距離の関係で難しい場合は、メールで直接挨拶できないことを詫びてから退職の挨拶を書きます。改めて電話で退職の挨拶をすることもありますが、その際も相手への気を配りを忘れてはいけません。なお、挨拶をするタイミングや、順番を迷った場合は、上司に確認しましょう。
退職日当日の流れ
退職日当日はいつもより早く出勤しましょう。
退職日は挨拶や片付けなどやることが多くあります。早めに出勤し、自分のやるべき仕事や片付けを進めておきましょう。
他の人たちが出勤し始めたら、まずは直属の上司に挨拶をします。本日が最終出勤日であることを告げ、今までお世話になってきた感謝もあわせて告げると良いでしょう。その後、引き継ぎの最終確認をします。これが最も大切なことです。自分の業務は確実に引き継ぎをし、不明点がないかを確認します。
このとき、自分の業務を引き継いでくれる人へ感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。そして、退職の挨拶のメールを送付します。退職の挨拶は直接行うことが基本ですが、働いている場所が違う部署の人やちょうど休暇を取っている人には直接伝えられないこともしばしばです。その場合はメールで退職の挨拶をします。メールを出す範囲で迷った場合は上司に相談すると良いでしょう。当日慌てないように、文面は事前に作成しておくのがベターです。
退職日にメールを出す場合は書名欄から会社のメールアドレスや電話番号は外しておきます。そして、挨拶のスピーチをします。せっかく時間をもらっているので、はきはきと挨拶をしましょう。そして、退社前にも一人ひとりの席を回って、挨拶をします。このときも心を込めて挨拶するようにしましょう。
自分が気持ちよく退職するためには、同じ職場の人たちに不快な思いをさせないことが大事です。そのためには挨拶のマナーを徹底しましょう。
良いイメージを残して、職場を旅立って行くと、自分の気持ちもすっきりします。
さらに、退職した会社はもしかすると、この先クライアントや取引先になることもあるかもしれません。そのときに良いイメージで自分を思い出してもらえることを目指しましょう。
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