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転職活動の準備~入社まで

転職先に入社するために!必要な手続きまとめ

手続きを円滑に済ませて入社しよう

転職先が無事に決まると、早速仕事を始めようと意気込んでいる方も多いのではないでしょうか。しかし、入社の手続きを済ませなければ仕事は始められません。
この記事では、転職先に入社する際に必要となる手続きについて説明します。入社の際には記入したり用意したりしなければならない書類が多数あります。
入社日を迎えてから慌てないように、事前に準備しておきましょう。

入社手続きに必要な書類って何?

入社手続きに必要な書類は会社によっても異なりますが、年金や保険、税金に関する書類は一通り用意する必要があるでしょう。
まず、雇用保険被保険者証があるか確認します。退職時に前の会社から受け取っているはずですが、紛失した場合は居住地を管轄するハローワークで再発行してもらえるので、事前に手続きをしておきましょう。
次に年金手帳です。年金手帳は個人か勤務先で保管するものなので、求められない場合は自分で持っておきましょう。年金手帳は紛失した場合、社会保険事務所で再発行の手続きが可能です。前の会社を辞めてから年内中に転職した場合は源泉徴収票も提出します。
これは年末調整を受けるのに必要なもので、退職時に前の会社から受領するものです。源泉徴収票を提出しなかった場合、確定申告をする必要がありますので、忘れずに新しい会社に提出しましょう。

扶養控除等申告書は税金や社会保険の手続きに必要となる書類です。新しい会社で様式を渡されて記入・捺印するのが一般的です。健康保険被扶養者異動届も同じく新しい会社で記入・捺印する書類ですが、こちらは扶養義務を持つ家族がいる人のみが記入することになります。
給与振込先の届出書もそれぞれの会社で用意した様式に記入します。銀行通帳のコピーを併せて提出することもあるので、通帳を持っていくと安心です。

企業によっては必要になる書類って?

会社によってはさらに用意しなければいけない書類がありますのでいくつか紹介します。
まず、内定通知をもらったときに入社誓約書を提出するように言われる場合があります。職種や入社日、入社後の待遇について書かれた書類なので、よく確認したうえで署名・捺印して提出しましょう。
同じく入社前に用意しておく必要があるのが健康診断書です。これは病院に行って健康診断を受ける必要があります。会社の健康診断に準じた内容で受診するのが一般的ですが、どういった内容の検査が必要なのかを確認してから受診するようにしましょう。また、結果が出るまでに時間がかかることも要注意です。

中途採用で求められることは少ないですが、卒業証明書を提出することもあります。これは学歴が正しいことを確認するためのものです。卒業証明書は卒業した学校に問い合わせると発行してもらうことができます。同じく履歴書に書いた免許や資格を持っているか確認するために免許・資格関連の証明書を提出することもあります。紛失した場合は、再発行手続きができるか免許・資格の発行元に問い合わせておきましょう。

身元保証書は入社後に起きた諸問題に対して連帯して責任を負い、損害の賠償責任を負うことを約束するための書類です。書式は会社独自で用意している場合が多く、入社する本人以外の人間が身元保証人として捺印します。親兄弟に頼むことが多いですが、必ずしも家族である必要はありません。
なお、実印での捺印と印鑑証明を求められる場合もあるので、その際は用意してもらうよう身元保証人にお願いしておきましょう。

住民税の手続きなどで現住所を確認する必要がある場合には、住民票記載事項証明書を提出します。住民票記載事項証明書は市町村役場で発行してもらうことができます。
最後に、従業員調書を書く場合があります。住所や家族構成等の情報を記載する書類で、履歴書で代用されることもあり、その場合は提出不要です。

入社するための流れ

採用選考を通過すると内定通知が来ます。内定通知をもらったら、賃金などの労働条件の確認をしましょう。内定通知が口頭だった場合は詳細な労働条件は伝えられないこともあります。労働条件は文書でもらえるように採用担当者にお願いするようにしましょう。
労働条件の確認をしたら、内定を受諾するか辞退するかの返事をします。
返事は期日が決まっている場合は期日までに、そうでない場合も1週間以内をめどに連絡するようにしましょう。

雇用契約書への署名・捺印が必要な場合も、期日までに郵送できるようにします。
雇用契約書には通常入社日を記入することになるため、採用担当者と入社日について調整しておきます。
転職の場合は、今の会社の退職日も決める必要がありますので、事前に退職できる日付を考えておきましょう。面接時に伝えてある入社可能時期から大きくずれないようにするのがベターです。
なお、雇用契約書への署名・捺印後に入社を取りやめることは、先方の会社に大きな迷惑をかけることになりますので、入社意志を固めてから臨みましょう。

入社日前に書類の郵送を求められた場合は、期日通りに対応するようにしましょう。
入社日が近く間に合わない場合は、採用担当者に相談して判断を仰ぎます。入社日までに用意しなければならない書類はチェックリストを作って計画的に準備しておくと、直前に慌てなくて済みますよ。
初出勤の際は、指定された書類や持ち物を忘れずに持っていきましょう。

内定がもらえて転職活動が終わるとほっと一安心ですよね。しかし、内定をもらってからも必要な手続きはたくさんあります。円滑に手続きを済ませるためには事前の準備が大事です。
入社前に必要書類を用意しておいて、新しい会社でスムーズに仕事を始められるようにしましょう。

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