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面接のメールはどうやって返す?返信のマナー特集

2018.08.14

面接案内のメールが来たとき、その返信の仕方に迷うことはないでしょうか。
就職活動でのメール返信はビジネスマナーが必須となるため、難しく感じる人も多いでしょう。ここでは、メール返信をする際の方法やマナーについて解説いたします。

面接の日程メールへの返信内容は?

面接日程のメール返信をする際にはビジネスマナーをしっかりと意識しましょう。
メール本文は宛名→あいさつ→本文→締め→署名の順番で記載するのが一般的な形です。宛名は会社名、部署名、役職名、氏名(+敬称)がワンセットです。株式会社を(株)と書いたり、名前を名字だけにするのは失礼な印象を与える可能性があるので省略しないようにしましょう。メール本文に入る前にまずはあいさつ、および、お礼を伝えるのもビジネスメールのセオリーです。

いきなり本文を書くのはNGなので覚えておいてください。メール本文が書き終わったら「以上よろしくお願い致します」など締めの言葉を述べて、署名をつけてください。署名に記載すべき内容は名前、住所、電話番号、メールアドレスの4点です。署名は社会人として必須ともいえますので忘れずつけるようにしましょう。返信の件名は「Re:」を残すようにしてください。「Re:」を見れば返信メールであることがすぐにわかります。

メールのやり取りを続けると「Re:」が何個も重なり、件名が見えづらくなる場合がありますが、そのようなときは「Re:」を1つだけ残して後は消去すると良いでしょう。返信の本文も基本は消さないようにしてください。本文を消して返信してしまうと以前送った内容がわからなくなるのでとても不便です。採用担当者は忙しいため無駄な手間をかけさせないよう気をつけましょう。

Point!
  • メール本文は宛名→あいさつ→本文→締め→署名の順番で記載。
  • メール本文が書き終わったら「以上よろしくお願い致します」など締めの言葉を述べて、署名をつけてください。署名に記載すべき内容は名前、住所、電話番号、メールアドレスの4点です。

メールを返信するタイミングは?

面接メールの返信はタイミングも重要です。特に面接の日程について要望を出すときなどは可能な限り迅速にメールの返信を行うようにしましょう。メールの返信が早ければ早いほど、要望が通りやすくなりますし、レスポンスの良さをアピールすることもできます。返信が遅くなるとしても24時間以内にはなんらかのアクションを起こしたいところです。24時間を過ぎてしまったら「返信が遅くなり大変申し訳ありません」など文面に一言おわびを添えるようにしましょう。

こちら側の都合で、すぐに返答ができない場合は、返答が可能になる日程を記載したメールをとり急ぎ送るようにするとよいです。何もなくメールの返信が遅くなると相手はメールが届いていないことを懸念するでしょうし、予定も立てにくくなります。相手のことを考えた対応を心がけるようにしてください。メールを送る時間帯は9~22時ごろが一般的です。早朝や深夜にメールを送ることは避けた方が無難でしょう。Web業界は時期によってはとても忙しくなるので、深夜でもメールを確認してもらえる可能性はあります。

しかし、あまり変な時間にメールを送ると「不規則な生活を送っているのではないか」と思われるかもしれません。どうしても深夜にメールを送りたいのであれば、タイマー機能などを活用して、相手の出社時間にメールが届くようにしましょう。

Point!
  • メールの返信が早ければ早いほど、要望が通りやすくなります。
  • すぐに返答ができない場合は、返答が可能になる日程を記載したメールをとり急ぎ送るようにしましょう。

NGなメールの返信方法

メール返信する場合、「働いている会社のメールアドレスを使うこと」はNGです。働いている会社のメールアドレスを使用してしまうと仕事中にメールを送っていると思われ、心証が悪くなるでしょう。また、働いている会社のメールアドレスは基本的に仕事関係のものですので、プライベートな行動である就活で使用するのはルール違反です。Web業界を含むIT系の企業は、こういったルールには特に厳しい傾向があります。就活では必ず自分の個人アドレスを使うようにしてください。

個人アドレスを使う際にも注意点があります。そのアドレスは問題がない文字列になっているでしょうか。好きな芸能人、アーティストの名前や顔文字などが入ったアドレスはNGです。「♪」や「☆」などの記号もよくありません。メール本文で顔文字を使用する人は少ないかもしれませんが、メールアドレスにも十分気をつけてください。メールアドレスは自分の名前をベースにした無難なものを用意するようにしましょう。メール本文で強調したい部分を太字にしたり文字色を変えて装飾するのもメールマナーとして一般的ではありません。

送信する側としてはわかりやすくしているつもりでも、相手からすると常識がないと思われる可能性があります。改行や段落分けもできるだけ少なくしましょう。改行が多過ぎると文章が読みにくくなり不自然です。

Point!
  • 「働いている会社のメールアドレスを使うこと」はNGです。
  • 好きな芸能人、アーティストの名前や顔文字などが入ったアドレスはNGです。「♪」や「☆」などの記号もよくありません。

読みやすさとマナーを意識した返信メールにしよう

面接の日程メールに返信するときは「読みやすさ」「返信のマナー」を意識することが大切です。
ビジネスメールの基本を押さえ、メールを送るタイミングにも配慮するようにしましょう。メールの書き方や送り方を間違えることで評価が下がってしまうケースは充分にありえます。逆に、相手を思いやった丁寧なメールを返信できれば高評価につながることもあるでしょう。ちょっとした気づかいや工夫でメールの印象はとても良くなります。

メールマナーは転職後も必要になりますので、今後のためにもしっかりと身につけておきましょう。

Point!
  • 相手を思いやった丁寧なメールを返信できれば高評価に。
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