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Webディレクター必見!コミュニケーションツールのポイント

2019.01.22

知っておきたいコミュニケーションツール!

電話やメール、チャットツールなど、さまざまなコミュニケーションツールがあります。うまく活用することで社内や取引先とのコミュニケーションが円滑になり、業務効率化を図ることが可能です。そこで、Webディレクターなら知っておきたいコミュニケーションツールの選び方や使い方を解説します。

Webディレクターが使う基本的なコミュニケーションツール

基本的なコミュニケーションツールとしては電話、メール、訪問が挙げられます。電話は用件をすぐに伝えることができるため急いでいるときにはとても便利です。メールに比べると用件を早く伝えることができ、難しい説明をするときなどに重宝します。
しかし、クライアントが電車や車で移動をしているとき、会議中などは出ることができません。クライアントの状況次第では電話をかけること自体が迷惑となる可能性もあります。

メールはクライアントの状況にかかわらず連絡ができ、記録として残るのであとから見返せるのがメリットです。内容の食い違いや伝え漏れなどをすぐに把握し、対処できるのが魅力でしょう。
しかし、すぐに内容を確認してもらえるかわからないばかりか、メールを見たかどうかも確認できないのがデメリットです。うっかり返信を忘れられてしまうケースもあります。数日間返信がなく、確認するのに手間取ってしまうケースも少なくありません。

直接クライアントを訪問すれば、感情がより相手に伝わりやすいです。直接顔をみて話すことでコミュニケーションが図れますし、より深い話がしやすいのがメリットと言えます。
ただし、アポをとる手間と時間がかかるのが難点です。もちろんお互いのスケジュールを調整しなければいけませんし、急いでいるときはなかなか予定が立たず業務に支障が出る可能性もあります。

コミュニケーションツール選びのポイントは?

会社で一般的なのはメールと電話を使ったコミュニケーションです。どこの会社でも共通して使用できますし、迷惑になることはほとんどありません。基本はメールで連絡をとり、急いでいるときなど必要に応じて電話を用いることが多いです。また、電話は補足的な説明をするときにも有効と言えるでしょう。

フリーランスの場合はクライアントの希望に合わせるのが一般的です。社内で使用されているコミュニケーションツールを用意し、必要に応じてユーザー登録をしておく必要があります。そのため、フリーランスはコミュニケーションツールをいくつも使用しているケースが多いです。複数のクライアントと取引がある場合は特に、柔軟に対応できるよう準備をしておきましょう。

クライアントも利用できる環境にある場合は、チャットができるツールを利用します。メッセージのやり取りはもちろん、データのアップロードも簡単にできるツールが多いのもメリットのひとつです。
また、同時に複数人とやり取りができるほか、過去のメッセージを検索しやすいのもチャットツールの魅力。記録として残るのはもちろん、使い勝手がいいものが増えています。メールに比べると気軽にメッセージを送れるので、より密なやり取りをできるのが特長です。

Webディレクターにおすすめのチャットツール

便利なチャットツールはいくつも存在しますが、種類が多いだけにどれを選べばいいのか迷ってしまう人も多いです。そこで、Webディレクターにおすすめのものをいくつかピックアップして紹介します。

まずおすすめしたいのがFacebook Messangerです。Facebookの機能のひとつとして使用でき、ビデオ通話もできる優れもの。無料で使用できるのもうれしいですよね。SNSのなかでもFacebookは本名で運用している人が多く、会社名などの情報を載せている人もいます。たくさんの人とやり取りをする場合は、こうした情報を参照しながらメッセージを送ることで送信ミスを防ぐ効果も期待できるのです。スマホのアプリ版もあるため、外出中でも気軽にメッセージのやり取りができます。

スマホアプリのLINEはダウンロードしている人が多く、気軽に使えるのが最大のメリットです。QRコードやID検索で簡単につながることができるのもポイント。通話もできて便利な一方で、LINEはプライベート用として使用している人が多い傾向にあります。仕事でLINEを使用するのに抵抗がある人もいるので、クライアントにしっかり確認をしてから使いましょう。

ChatWorkは無料で使えるビジネス向けのチャットツールです。仕事用として使う人がほとんどであるため、社内の連絡用として使用されているケースも多く見受けられます。ファイルの共有がしやすく、複数のグループで会話ができるのもメリットです。コンタクトやグループチャットを無制限に行いたいときや、複数で通話をしたい場合は有料プランに切り替えることも可能です。

コミュニケーションツールを上手く活用しよう!

便利なコミュニケーションツールが多数あるなかで、どれを使うかは状況次第です。クライアントごとに決めたり、状況に合わせて使ったりするのが大切と言えます。どのツールを使っても臨機応変に対応できるよう心がけましょう。



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