オンライン面接(Web面接)で優秀な人材確保を！採用におけるメリットと5つのポイント

オンライン面接（Web面接）とは

オンライン面接とは、Zoom・Skypeなどのオンライン会議システムや専用のオンライン採用システムなどを利用して、インターネットを介して行う面接のことです。通常の面接では面接官と候補者が対面で話しますが、オンライン面接では候補者が自宅のパソコンなどから面接を受けることができます。

ZoomやSkypeといったオンライン会議システムの認知度が上がるにつれて、以前より少しずつ採用選考でオンライン面接を取り入れる企業が増えていました。2020年の新型コロナの影響により対面での面接が難しい状況が続いたことから、オンライン面接を導入する企業が急増しています。

オンライン面接を導入するメリット

オンライン面接は従来とは異なる面接方法のため、導入に躊躇する企業もあるかもしれません。しかしオンライン面接には企業・候補者双方に多くのメリットがあり、優秀な人材を確保するためには、オンライン面接を避けて通ることはできないでしょう。

優秀な人材の確保

オンライン面接の最大のメリットは、優秀な人材確保につながりやすいことです。

従来の対面での面接では、採用選考を受ける候補者は何度も面接会場に足を運ぶ必要がありました。そのため地方在住者や海外在住者、仕事が忙しく面接会場になかなか行けない人材は、求人に応募することすら難しい状況だったのです。面接会場に足を運べない候補者もオンラインであれば面接を受けられるため、優秀な人材と出会える可能性が高まります。

また、面接会場となる会議室の確保などの必要もなくなり、これまでより多くの応募者との面接が可能になります。結果的に、採用したいと希望するスキルや人柄を持った人材と出会える可能性が高まるでしょう。

選考過程のスピードアップ

オンライン面接では、候補者も面接官も場所を選ばずに面接を実施できるため、スムーズにスケジュール調整を行うことができます。応募から面接までの時間や、次の面接までの時間を短縮できるため、採用活動のスピードアップが可能です。

面接を受けたばかりの入社意欲が高い時期に選考結果を伝えられるため、入社してもらいたい候補者の採用を成功させる確率も高まるでしょう。

また、候補者が複数企業の選考を受けているのであれば、他社に先んじて合格通知を早めに伝えることができるのもオンライン面接のメリットです。優秀な人材を他社に先んじて採用するためには、オンライン面接の導入が欠かせません。

採用コストの削減

対面の面接では、面接会場や候補者の待機場所などの確保が必要でした。しかしオンライン面接では、社内の機密情報が漏れない場所であれば、場所を選ばずに実施可能です。これまで社外に面接会場を借りていたのであれば、オンライン面接を導入することで採用コストを削減することができます。

また、これまでは面接官は面接に合わせてスケジュールを調整し、会場に移動しなければなりませんでした。交通遅延などで候補者が面接に遅れたり、急に面接が延期になったりした場合には、時間が無駄になってしまうこともあるでしょう。オンライン面接は、こういった時間的なコスト削減にもつながります。

オンライン会議システムには画面共有機能がついていることが一般的です。候補者に企業説明を行う際には、画面上でプレゼン資料を候補者に見せながら説明することもできます。こういった機能の利用は、資料を紙に印刷する時間やコストを抑えることにつながるでしょう。

面接官のスキルアップ

オンライン面接システムには、録画機能がついているケースがあります。録画データを活用できれば、客観的に面接の様子を振り返ることができるため、面接官のスキルアップをはかることが可能です。

オンライン面接を成功させる5つのポイント

オンライン面接は人材を採用する企業にとっても、選考を受ける候補者にとってもメリットのある方法です。しかし従来の対面での面接とは違う部分もあるため、面接を成功させるためには工夫が必要です。

1．コミュニケーションの取り方を工夫する

オンライン面接は画面越しに相手の顔が見えるとはいえ、候補者の表情がわかりづらいという難点があります。直接相手の顔を見て話すことができるわけではないため、質問に対する候補者の咄嗟の反応、表情の変化といった相手の雰囲気を読み取りにくいのです。

これは面接する企業側だけが感じることではありません。候補者側も、面接官の雰囲気をつかみづらく、対面の面接よりも聞きたいことを質問しづらいと感じるケースがあるようです。

入社前のコミュニケーションロスを未然に防ぐためにも、事前に面接で聞きたい内容をお互いに共有しておくなど、対面での面接とは違った工夫が必要とされます。企業文化と候補者の価値観のミスマッチを防ぐため、サイト上に企業理念やビジョンを掲載することも欠かせません。

また、面接の初期段階ではオンライン面接を採用し、最終面接は対面で行うこともおすすめです。オンライン面接のメリットを活かしながら、企業と候補者が直接お互いの雰囲気を知ることができます。

2．候補者の面接に対するハードルを下げる

オンライン面接はオフィスに出向く必要がないため、候補者にとってもメリットが大きいといえます。選考スケジュールを求人サイトなどに掲載する場合には、面接をオンラインで行うことをしっかりとアピールしましょう。オンライン面接にすることで選考スピードを上げられるのであれば、具体的にかかる日数の目安を掲載することも効果的です。

オンライン面接は最近広まった方法のため、なかには初めてのオンライン面接に不安を感じて求人応募に至らない候補者もいるでしょう。オンライン面接を受けたことがない人の心理的なハードルを下げるために、具体的な面接の流れを掲載しておくこともおすすめです。

3．候補者に合ったツールを利用する

オンライン面接には、既存のオンライン会議システムを利用するケースと、採用面接に特化したシステムを利用するケースがあります。

既存のオンライン会議システムを使う場合には、候補者に合わせていくつかのツールを使い分けるとよいでしょう。候補者が使い慣れたシステムを利用することで、スムーズに面接を進めることができます。

頻繁にオンライン面接を行う場合には、使いやすい有料サービスの利用を検討してみてもよいかもしれません。

4．録画データを上手に活用する

利用するオンライン面接ツールに録画機能がついている場合、直接候補者と面接をした面接官だけでなく、社内のメンバーに面接の様子を共有することができます。面接に同席できるメンバーは限られていますが、録画データを活用すれば、一緒に働く予定のメンバーに「一緒に働きたいと思えるかどうか」候補者の雰囲気を見て判断してもらうことも可能です。

ただし録画データの管理には注意が必要です。面接内容には個人情報が含まれているため、録画データを適切に管理しなければなりません。選考が終了した候補者の録画データは早めに消去するなど、データ流出のリスクを抑えるようにしましょう。

5．面接官のトレーニングを行う

お互いの表情が伝わりづらいオンライン面接では、対面のとき以上に面接官のスキルが重要です。自社に合った優秀な候補者を見つけ出すためにも、相手の発言を引き出すことが求められます。面接官の面接スキルを上げるトレーニングを行うことが、採用活動の成功につながります。

面接の録画データを活用できる場合には、データを見返すことで面接内容や話し方、客観的に見た印象などを振り返ることができます。録画データを社内のメンバーに共有しフィードバックをもらうことで、面接官としてのスキルアップに役立てることもできるでしょう。

また、初めて面接官を担当するメンバーに、これまでの面接の録画データを共有することで、面接の具体的なイメージをつかんでもらうこともできます。

そのほか、オンライン面接に慣れていないメンバーには、面接システムに慣れておくようトレーニングしておくことも必要です。面接時に設定に手間取り候補者を待たせてしまうと、面接時間が短くなったり、候補者への印象を悪くしたりすることにつながります。スムーズに面接を進められるよう、あらかじめシミュレーションしておくと安心です。

オンライン面接のやり方とツール

オンライン面接のための環境づくり

オンライン面接を導入するにあたり重要なのが、環境づくりです。候補者とスムーズな面談を行うためには、通信機器や通信環境を整えなければなりません。なるべく静かで通信環境の良い場所を選んで面接をするようにしましょう。通信速度を安定させるため、有線LANにつなげる環境がおすすめです。

カメラやマイクはPC内臓のもので問題ありませんが、映像や音声の質を確保するためにWebカメラやイヤホンを用いてもよいでしょう。面接にスマホやタブレットを用いることも可能ですが、映像や音声の安定感を考慮するとPCを使ったほうが無難です。やむを得ずスマホやタブレットを使う場合には、必ずカメラの位置を固定するようにします。

相手に表情が伝わるよう、部屋の明るさや光の当たり具合にも配慮が必要です。

オンライン面接のやり方の基本

利用するオンライン会議システムによって多少異なりますが、オンライン面接は基本的には以下の流れで行います。

1．面接会場（ルーム・ミーティング）の作成 2．面接用URLを候補者に共有 3．オンライン面接実施

初めてオンライン面接を行う方の中には、オンライン会議システムの使い方に不安を覚える方がいらっしゃるかもしれません。しかし、どのシステムを利用した場合にも、非常に簡単なステップで面接を行うことができます。

面接官になった場合には、ツールの使い方に慣れるため、何度かシミュレーションを行っておくと安心できるでしょう。

オンライン面接におすすめのツール

面接を行うためのオンライン会議システムには、無料のものから有料のものまで、さまざまなツールが存在します。無料で使えるオンライン会議システムの代表例は以下の通りです。

・Zoom
・Skype
・Google Meet
・Microsoft Teams

初めてオンライン面接を導入する場合には、まずは無料のツールを試して、自社の課題にあわせて有料の面接専用のシステムに移行する形がおすすめです。